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ERP-Systeme für ICT-Dienstleister

ICT-Dienstleister müssen mit ihren ERP-Systemen Aufträge verwalten, Kundenbeziehungen managen und Projekte organisieren.

Der Druck der Digitalisierung auf Unternehmen wächst seit Jahren stetig und das gilt vor Allem auch Für ICT-Dienstleister. Um den Herausforderungen und den wachsenden Ansprüchen der Kunden nachhaltig gerecht werden zu können, implementieren viele ICT-Dienstleister ein ERP-System aus der Cloud. 

Doch was ist ein ERP-System und welche Vorteile können speziell ICT-Dienstleistungsunternehmen aus diesen Anwendungen ziehen? Diesen Fragen wollen wir im Folgenden einmal genauer nachgehen und klären, welchen konkreten Nutzen ICT-Dienstleister in der Praxis aus dieser Technologie ziehen können. 

Was ist ein ERP-System?

Die Aufgabe des Enterprise-Resource-Planning befasst sich im Kern mit der möglichst effizienten Nutzung von Ressourcen im unternehmerischen Kontext. Zentral dabei ist es, Verschwendungen im eigenen Prozessablauf aufzudecken und dieses durch die Etablierung neuer schlankerer Prozesse zu vermeiden. 

Mit einem ERP-System haben Unternehmen die Möglichkeit all ihre Prozesse digital abzubilden. Die Daten werden dann auf einer zentralen Datenbank zusammengeführt und stehen hier allen Akteuren im Unternehmen zur Verfügung. Dadurch lassen sich Datensilos aufbrechen und abteilungsübergreifende Prozesse etablieren. 

Dazu ist ein ERP-System aus mehreren Modulen aufgebaut. Jedes Modul repräsentiert einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen, wie etwa das Personalmanagement, die Finanzen, das Warehouse-Management, das Kundenbeziehungsmanagement oder auch die Produktion und die Logistik. Je nach Bedarf eines Unternehmens setzt sich die ERP-Software aus all jenen Modulen zusammen, die zur Abdeckung der eigenen Prozesse benötigt werden. 

ERP-Software für ICT-Dienstleister

ICT-Dienstleister haben ganz eigene Anforderungen an eine ERP-Software. Hier gilt es zunächst zu unterscheiden zwischen ICT-Dienstleistern, Produzenten und Händlern. Dienstleister arbeiten primär projektbasiert und führen entsprechend Aufträge beim Kunden aus. Dazu gehört die Betreuung der Kunden vor, während und nach dem Projekt. Daher sollte das gewählte ERP-System über ein Projektmanagement-Modul verfügen. Um den digitalen Wandel vollumfänglich zu schaffen, bedarf es jedoch noch weitere Module. Welchen genau, zeigen wir Ihnen hier. 

Projektmanagement

Mit einem Projektmanagement-Modul lassen sich Projekte kalkulieren, planen, durchführen und abschließen. Das System begleitet den gesamten Projektverlauf softwareseitig und sorgt für mehr Transparenz und schnellere Prozesse. Das System ermöglicht eine einfache Kalkulation von Projekten basierend auf historischen Daten und den Anforderungen aus den Angeboten. So kann ohne großen Aufwand an deutlich mehr Ausschreibungen teilgenommen werden. 

Erhält man den Zuschlag für ein Projekt, geht es an die Projektplanung. Dazu kann ein Projekt in mehrere Teilabschnitte unterteilt und mit den dafür notwendigen Ressourcen versehen werden. Auch Verantwortlichkeiten lassen sich klar darstellen und definieren. So wissen stets alle Akteure was wann zu tun ist und welche Materialien bzw. Personen dafür eingeteilt wurden. 

Dank der laufenden Rechnungsführung, bei der auch Arbeitszeiten der Projektbeteiligten im System erfasst werden können, lassen sich Zwischenrechnungen einfach erstellen und Budgets überwachen. So kann sichergestellt werden, dass Budgets nicht überschritten und Nachkalkulationen rechtzeitig angestellt werden können. Entscheidet man sich für ein Cloud-ERP können die Daten auch einfach von unterwegs aus, oder direkt beim Kunden genutzt werden. 

Customer-Relationship-Management (CRM)

Mit einem CRM-Modul innerhalb des eigenen ERP-System, haben Unternehmen den Kunden immer genau im Blick. Für jeden Kunden wird eine eigene Kundenakte angelegt, in der sämtliche Daten zu diesem zentral hinterlegt sind. So haben alle Akteure Zugriff auf die Daten und können direkt einsehen, welchen Status ein Kunde gerade einnimmt und welche Prozesse mit diesem laufen. 

Das gewährt einen deutlich besseren Kundenservice, da dem Kunden schneller und besser bei Anfragen geholfen werden kann. Zudem kann durch die Auswertung der Daten ein schärferes Bild zu den Bedürfnissen und Wünschen der Kunden gewonnen werden. 

Finanzen

Ein Finanzmodul innerhalb der ERP-Software ermöglicht es, alle monetären Strömungen im Unternehmen zu erfassen und genau nachzuhalten. Ob Lohnbuchhaltung, vorbereitende Buchführung oder Rechnungsstellung, alle finanziellen Belange lassen sich mit dem Finanzmodul managen. 

Mit der integrierten elektronischen Arbeitszeiterfassung lassen sich sämtliche Arbeitsstunden genau nachhalten und können entweder entsprechend der jeweiligen Stundensätze in Rechnung oder anderweitig verbucht werden. So ist auch für den Kunden immer ersichtlich, wie viele Stunden genau in das Projekt geflossen sind. 

Fazit: Mehr Transparenz und Effizienz Dank ERP-System

ICT-Unternehmen können mit einem ERP-System ihre Prozesse deutlich einfacher, effizienter und ressourcensparender aufsetzen. Die Potentiale dieser Technologie sind mitunter so hoch, dass ein Verzicht auf diese, heute kaum noch zu rechtfertigen wäre. Damit die Vorteile jedoch vollumfänglich ausgeschöpft werden können, muss die Software zwingend zum eigenen Unternehmen passen. 

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